Gérer la paie en Suisse : la check-list essentielle pour entreprises et employés

La gestion de la paie en Suisse implique de nombreuses obligations légales et administratives. Pour éviter les erreurs et gagner en efficacité, il est essentiel de savoir exactement quels éléments doivent être pris en compte, aussi bien du côté de l’entreprise que de celui des employés.

Cette check-list pratique vous guide pas à pas pour assurer une gestion conforme et sereine.

Check-list pour les entreprises

• Numéro UID

Chaque société doit être inscrite au registre du commerce et disposer d’un numéro d’identification (UID). Les indépendants peuvent gérer leur paie sans UID, mais une inscription reste obligatoire dès CHF 100’000 de chiffre d’affaires annuel.

• Affiliation à une caisse de compensation

Toute entreprise doit s’enregistrer auprès de la caisse de compensation cantonale. Celle-ci gère notamment l’AVS/AI/APG, l’assurance-chômage, les allocations familiales et les frais administratifs.

• Numéro de retenue à la source

Si vous employez des collaborateurs soumis à l’impôt à la source, vous devez obtenir un numéro spécifique attribué par le canton de résidence de l’employé.

• Numéro AVS

Chaque employé doit être déclaré auprès de la caisse AVS. L’entreprise est responsable de cette démarche.

• Assurance-accidents (LAA/UVG)

Obligatoire pour tous les employés :

– moins de 8h/semaine → couverture limitée aux accidents professionnels

– à partir de 8h/semaine → couverture étendue aux accidents non professionnels

• Assurance indemnités journalières en cas de maladie (facultative mais recommandée)

Elle garantit la poursuite du salaire en cas de maladie (généralement 80 % du revenu assuré pendant 720 jours sur 900).

• Assurance-accidents complémentaire (facultative)

Certaines entreprises choisissent d’élargir la couverture de base pour offrir une meilleure protection à leurs collaborateurs.

• Prévoyance professionnelle (LPP/BVG)

Obligatoire dès qu’un salarié perçoit plus de CHF 22’680 par an (2025). Les collaborateurs de moins de 18 ans ne sont pas concernés.

• Politique de congés

Indispensable, en particulier pour les employés payés à l’heure. Une prime de vacances doit être intégrée dans le salaire horaire, ce qui doit figurer dans le règlement ou le contrat de travail.

• Coordonnées bancaires de l’entreprise (IBAN)

Un IBAN professionnel est nécessaire pour le versement des salaires et la transmission électronique des fichiers de paiement.

Check-list pour les employés

• Numéro AVS

Chaque employé doit disposer d’un numéro AVS pour être déclaré correctement auprès de la caisse cantonale.

• Permis de séjour/travail

Obligatoire pour les non-Suisses.

– Citoyens UE/AELE : permis à demander auprès de la commune de résidence

– Hors UE/AELE : démarches via les autorités cantonales (migration et marché du travail)

• Coordonnées bancaires (IBAN)

Un compte bancaire suisse ou étranger est nécessaire pour percevoir le salaire.

• Déclaration des enfants

Indispensable pour percevoir les allocations familiales, de formation ou d’adoption. La demande doit être faite auprès de la caisse de compensation compétente.

• Indemnités

Les avantages (ex. voiture, téléphone) doivent être déclarés et validés par le canton. Lorsqu’ils sont reconnus, ils ne sont pas imposés et apparaissent comme frais sur la fiche de paie.

Comment quitt Business vous facilite la vie

La paie en Suisse est complexe : AVS, LPP, impôt à la source, assurances, allocations… Les formalités s’accumulent vite.

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👉 Vous gagnez du temps, vous réduisez le risque d’erreurs et vous assurez une conformité totale.

Conclusion

Bien gérer la paie en Suisse demande rigueur et précision. Grâce à une check-list claire et au soutien de quitt Business, vous simplifiez vos démarches et garantissez une administration salariale fiable et transparente.