Lohnabrechnung in der Schweiz: die essentielle Checkliste für Arbeitgeber und Mitarbeitende

Die Lohnabrechnung in der Schweiz ist komplex und mit zahlreichen gesetzlichen Pflichten verbunden. Damit nichts vergessen geht, ist es wichtig, genau zu wissen, welche Punkte Unternehmen und Mitarbeitende beachten müssen.

Diese praktische Checkliste zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Lohnabrechnung korrekt und effizient organisieren.

Checkliste für Unternehmen

• UID-Nummer

Jedes Unternehmen muss im Handelsregister eingetragen sein und eine UID-Nummer besitzen. Selbständige benötigen keine UID, ausser ihr Umsatz übersteigt CHF 100’000 pro Jahr.

• Anschluss an eine Ausgleichskasse

Alle Arbeitgeber müssen sich bei der kantonalen Ausgleichskasse anmelden. Diese verwaltet AHV/IV/EO, die Arbeitslosenversicherung, die Familienzulagen und die Verwaltungskosten.

• Quellensteuernummer

Für Mitarbeitende, die quellensteuerpflichtig sind, muss beim Wohnsitzkanton eine Quellensteuernummer beantragt werden.

• AHV-Nummer

Alle Mitarbeitenden müssen bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse gemeldet werden.

• Unfallversicherung (UVG)

Obligatorisch für alle Mitarbeitenden:

– weniger als 8 Stunden/Woche → nur Berufsunfälle

– ab 8 Stunden/Woche → auch Nichtberufsunfälle

• Krankentaggeldversicherung (freiwillig, aber empfohlen)

Deckt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (meist 80 % des Lohns während 720 Tagen innerhalb von 900 Tagen).

• Zusatzversicherung Unfall (freiwillig)

Unternehmen können den obligatorischen Schutz freiwillig erweitern.

• Berufliche Vorsorge (BVG)

Obligatorisch, wenn ein Mitarbeitender mehr als CHF 22’680 pro Jahr verdient (Stand 2025). Mitarbeitende unter 18 Jahren sind nicht betroffen.

• Ferienregelung

Vor allem bei Stundenlöhnen wichtig: Der Ferienanspruch muss in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden (Ferienlohnzuschlag).

• Unternehmenskonto (IBAN)

Eine Firmen-IBAN ist erforderlich für die Lohnzahlungen und die elektronische Übermittlung der Zahlungsdateien.

Checkliste für Mitarbeitende

• AHV-Nummer

Alle Mitarbeitenden benötigen eine AHV-Nummer. Der Arbeitgeber meldet sie bei der kantonalen Ausgleichskasse an.

• Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung

Pflicht für Nicht-Schweizer.

– EU/EFTA-Bürger: Bewilligung bei der Wohngemeinde beantragen

– Drittstaatenangehörige: Bewilligung über die kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden

• Bankverbindung (IBAN)

Ein Konto ist notwendig, um den Lohn zu erhalten.

• Angaben zu Kindern

Erforderlich für Familien-, Ausbildungs- oder Adoptionszulagen. Die Anmeldung erfolgt über die kantonale Familienausgleichskasse.

• Spesen und Zulagen

Vergütungen (z. B. Auto, Telefon) müssen deklariert und kantonal genehmigt werden. Anerkannte Zulagen sind steuerfrei und erscheinen wie Spesen auf der Lohnabrechnung.

Wie quitt Business unterstützt

Die Schweizer Lohnabrechnung ist anspruchsvoll: AHV, BVG, Quellensteuer, Versicherungen, Familienzulagen … schnell wird es unübersichtlich.

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Fazit

Die Lohnabrechnung in der Schweiz erfordert Präzision und Übersicht. Mit einer klaren Checkliste und der Unterstützung von quitt Business vereinfachen Sie Ihre Prozesse und stellen eine transparente, sichere Verwaltung sicher.